Başarılı bir Proje Yönetimi için ipuçları

Hayata geçirmek istediğiniz projeyi başarılı bir şekilde tamamlamak için öncelikle başarmak istediğiniz şeyi iyi anlamanız ve projenin sınırlarını çizmeniz gerekir.  İşe mutlaka projeyi neden yapmak istediğinizi anlatarak başlayın, sonra ne olduğunu tanımlayın. Projenizin ne olduğunu sadece düşünmeyin, mutlaka yazın. Yazmak projenizin mantık çerçevelerinde olduğunu kontrol etmenizi sağlar. Projenizi tanımlamak ve sınırlarını çizmek için aşağıdaki sekiz soruya yanıt vermeniz gerekir.

1.         Projeyi neden yapmak istiyorsunuz? (Yeni bir pazara girmek, kar marjınızı artırmak, innovasyon vb.)
2.     Projenin sonunda şimdi sahip olamadığınız neye sahip olacaksınız? (Daha büyük bir müşteri portföyü,  yenilenmiş ve daha etkin bir iş modeli vb.)
3.          Başka herhangi bir şey teslim edecek misiniz (etmeli misiniz)? (Dağıtım kanalınızı güçlendirmek, satış sonrası hizmet geliştirmek vb.)
4.         Herhengi birşey açıkça proje dışında bırakıldı mı? (Üretim departmanında herhangi bir değişiklik, ürün ambalajlarının yenilenmesi vb.)
5.         Projenizde boşluklar, diğer projelerle çakışan yerler – ya da sınırlarında değişiklikler var mı? (Bayilere verilmesi gereken eğitim programları, online satışın yenilenmesi vb.)
6.     Varsayımlarınız eğer varsa neler? (Önceki Pazar araştırması sonuçlarının yeterliliği, teknik altyapının yeterliliği, eleman kadrosunun yeterliliği vb.)
7.     Farkında olduğunuz ve üstesinden gelmeniz gereken önemli sorunlar var mı? (Tarih sıkışıklığı, yeni bir tanıtım ihtiyacı vb.)
8.     Müşteri veya durum projeyi yapmanıza özel bir koşul getiriyor mu? (Alınması gereken sertifikalar, şirketi doğru bir coğrafyaya konumlamak vb.)

Bu ilk adımı tamamladıktan sonra, proje planınızı oluşturmaya başlamalısınız.

1.  Projeyi kendisini oluşturan parçalara bölün.
2. Parçaları en temel adımlara ulaşıncaya kadar parçalamaya devam edin.
3. Her temel görevin ne kadar zamanda tamamlanacağını tesbit edin.
4. Görevleri sıraya koyun.
5. İhtiyaç duyacağınız insan kaynaklarını tesbit edin ve maaliyetini çıkartın.
6. İhtiyaç duyacağınız finansal kaynakları tesbit edin.
7. Varsa ihtiyaç duyabileceğiniz diğer kaynakları tesbit edin ve maliyetini çıkartın.
8. Tesbit ettiğiniz kaynaklarla irtibata geçerek, gerçekten faydalanabilecek olduklarınızı belirleyin ve planınızı ona göre yenileyin.
9. Planınızı tekrar gözden geçirerek ihtiyaçlarınıza cevap verip vermediğinden emin olun.
10. Projeyi hayata geçirip geçirmemeniz konusunda emin olun.

Proje planınıza ayrıca ortaya çıkabilecek beklenmedik sorunlara karşı mutlaka risk payları eklemelisiniz. Bunun en verimli yöntemi, biraz zaman alacak olsa da projenin tüm unsurlarını tek tek ele alarak, ortaya çıkabilecek beklenmedik durumları hesap etmektir. Projenize dahil etmeniz gereken risk payları genellikle zamanın uzaması, bütçenin aşılması vb durumlardır. Projeye hemen başlamak için planlama yapmak kısmını atlama baskısından kurtulun. Planlama için harcayacağınız zaman, projeyi hedeflendiği gibi ortaya koyduğunuzda tasarruf edeceğiniz zamana göre kendisini defalarca amorti edecektir.

Projenizi başarıyla tamamladınız. Bu noktada cevaplamanız gereken önemli bir soru daha vardır. Yürüteceğiniz tek proje bu mu?

Sorunun cevabı hayırsa, hemen atmanız gereken önemli birkaç adımı utumayın.

• Neleri yapmayı sürdüreceksiniz? Neler iyi gitti ve sonraki projenizde yine yapacağınız şeyler ne?
• Neleri yapmaya son vereceksiniz? Neler kötü gitti ve bir sonraki projenizde neleri farklı yapacaksınız?
• Neleri yapmaya başlayacaksınız? Bu projede yapmadığınız ama sizin için verimli olacağını sonradan farkettiğiniz neler var?
• Öğrendiğiniz ve bir sonraki sefer tekrar kullanacağınız hatırlanması gereken başka şeyler var mı?

Unutmayın iyi projeler nihai sonuç aklınızda olarak başlar.

Kaynak: Adım Adım Proje Yönetimi – Richard Newton

Girişimcilik Danışmanı ve Strateji Planlama Uzmanı

Pelin Aslan

Yazarla irtibat için: pelin@dpdanismanlik.com